AGM
Эффективный инструмент для управления подчиненными, организации коммуникаций и рабочей информации
8 проблем руководителя
AGM помогает решить эти проблемы
ПЕРСОНАЛ
Информация о персонале недоступна или не организована. Подчиненные руководители плохо знают своих подчиненных.
СТРУКТУРА
Структура не формализована и не доступна для контроля.
Руководители не контролируют и не управляют структурой.
Цена проблемы составляет 3–7% от фонда оплаты труда. Столько должностей можно сократить, если начать управлять структурой.
ЦЕЛИ
Подчиненные плохо понимают свои функциональные задачи.
Текущие цели подчиненных не формализованы.
Поручения и задачи нигде не фиксируются.
История работы по задачам не сохраняется.
Увольнение подчиненного всегда проблема, поскольку вся информация находится только «в голове» подчиненного.
ОЦЕНКА РАБОТЫ
Руководители не оценивают результаты работы подчиненных и не выплачивают премии в зависимости от результатов.
Хорошо работающие подчиненные перестают стараться. А какой смысл напрягаться, если платят одинаково? Плохо работающие подчиненные безнаказанно отлынивают от работы. А чего бояться?
Эффективность работы подчиненных крайне низкая.
ВАКАНСИИ
Руководители не знают, сколько должностей вакантно.
Профиль требуемой персоны руководители не составляют.
Контролировать действия HR-специалистов затруднительно, поскольку их работа по подбору кандидатов не формализована. Выбор происходит из двух – трех случайно найденных кандидатов, которых настоятельно «рекомендует» HR-специалист.
Подразделение постепенно наполняется слабыми работниками.
ВРЕМЯ
Подчиненные не имеют доступа к своему графику работы.
Учет реально отработанного подчиненными времени не ведется.
Отпуска своевременно не планируются. Сколько дней отпуска использовано и еще осталось запланировать, руководители не знают.
Сроки контрактов с подчиненными руководители не контролируют.
КОММУНИКАЦИИ
Нет единой системы коммуникаций и используется множество разных каналов: gmail, zoom, viber, slack и т.п. Сотрудникам приходится регистрироваться в каждом приложении отдельно и каждый раз заново обмениваться контактами с коллегами и подчиненными.
Руководитель не может быстро ограничить доступ подчиненного ко всем каналам связи. Бывшие сотрудники остаются в групповых чатах, и долгое время продолжают быть в курсе всех новостей на прежнем месте работы. После увольнения информация в каналах коммуникаций «уходит» вместе с подчиненным. Если бывший подчиненный уходит к конкурентам, то это может быть существенной проблемой.
ИНФОРМАЦИЯ
Информация нормальным образом не организована.
Файлы хранятся на персональных компьютерах, а не на серверах Организации. Руководители не имеют доступа к файлам подчиненных.
Быстро ограничить доступ подчиненного к рабочей информации руководитель не может. При увольнении информация «уходит» вместе с человеком.
AGM для руководителя
Эффективное решение, которое проясняет важные моменты, помогает организовать работу, информацию и коммуникации.
AGM помогает руководителю:
иметь информацию о каждом подчиненном,
формулировать подчиненные должности,
определять функциональные задачи,
создавать необходимые регламенты,
определять правила,
фиксировать текущие цели,
контролировать поручения и задачи подчиненных,
видеть результаты работы подчиненных онлайн,
оценивать работу подчиненных,
рассчитывать премии в привязке к результативности,








доводить график работы подчиненным онлайн,
вести учет отработанного времени,
планировать и согласовывать отпуска онлайн,
контролировать сроки окончания контрактов,
контактировать с подчиненными и коллегами,
передавать рабочую информацию,
быть в курсе новостей,
создавать список напоминаний и встреч,
организовать файлы в облаке AGM,
иметь быстрый доступ к файлам подчиненных,
легко передавать дела при смене подчиненных.
Структура AGM
Так организована информация в программе
Как применять AGM
Порядок действий руководителя по наведению порядка в информации
НАЧАЛО РАБОТЫ
Зарегистрируйте прямых подчиненных
Зарегистрируйте прямых подчиненных и передайте им логины и пароли для входа.
Результат: подчиненные смогут войти в программу и получат доступ к каналам коммуникаций.
Поручите руководителям зарегистрировать подчиненных
Поручите подчиненным руководителям зарегистрировать своих подчиненных, включая вакантные должности.
Результат: вы будете видеть точное количество должностей в каждом подразделении. Подчиненные смогут использовать AGM коммуникаций и работы с информацией.
ПЕРСОНЫ
Поручите подчиненным заполнить анкету
Результат: вы будете иметь подробную информацию о каждом подчиненном.
Приложите скан–копии контракта и других соглашений
В разделе «Персона → Соглашения» приложите скан–копии контракта и остальных соглашений, которые подписывали ваши прямые подчиненные. Поручите руководителям приложить скан–копии соглашений с их подчиненными.
Результат: вы упорядочите соглашения и будете иметь к ним доступ в любой момент.
КОММУНИКАЦИИ
Начните использовать коммуникации с подчиненными в AGM
Результат: все необходимые каналы коммуникаций доступны вам в AGM. Пользоваться несколькими приложениями одновременно не нужно. Вся информация сохраняется. Вы можете управлять доступом подчиненных. После увольнения бывший подчиненный автоматически лишается доступа.
    Установите приложение AGM на iPhone
    Результат: вы будете на связи с руководителем и подчиненными в любой момент времени.
    Специалистам установите приложение «Мобильные задачи»
    Установите подчиненным специалистам приложение «Мобильные задачи» в их смартфоны.
    Результат: Это позволит подчиненным видеть все поручения, которые непосредственный руководитель внес в разделе «Задачи» в AGM. Вы фиксируете поручение в AGM — подчиненный мгновенно видит его в смартфоне и идет делать. После выполнения он фотографирует результат и сохраняет в результатах. Вы тут же видите информацию в AGM. Встречаться с подчиненными можно реже, пользы будет больше.
    ПОРУЧЕНИЯ И ЗАДАЧИ
    Организуйте формализацию и учет поручений
    Требуйте от подчиненных вести учет ваших поручений и существенных задач в разделе «Задачи».
    Результат: все ваши поручения и задачи будут доступны для контроля. Подчиненные не смогут «забыть» ваше поручение.
    Требуйте письменно планировать и отчитываться о результатах
    Требуйте от подчиненных планировать действия по задачам и отчитываться о результатах письменно в описании задачи.
    Результат: Вы сможете контролировать, как подчиненные относятся к работе: ответственно, или «спустя рукава».
    Контролируйте результаты
    Контролируйте результаты работы подчиненных. Оставляйте комментарии в описании задачи.
    Результат: подчиненные будут письменно отчитываться вам о результатах. История работы по задачам пригодится.
    ФУНКЦИИ, РЕГЛАМЕНТЫ, ПРАВИЛА
    Уточните функции
    Функции — это постоянные задачи. Простыми и понятными фразами сформулируйте функции подчиненных в разделе «Функции». Поручите подчиненным руководителям сделать то же самое в отношении своих подчиненных.
    Результат: ваши подчиненные станут четко понимать, за что они отвечают.
    Сформулируйте регламенты
    Регламент — это письменная инструкция о том, как именно следует выполнять работу.
    Сформулируйте необходимые подчиненным регламенты в разделе «Регламенты».
    Результат: подчиненные будут иметь под рукой письменные инструкции и смогут их применять в работе.
    Формализуйте правила
    Сформулируйте правила работы и поведения подчиненных в разделе «Правила».
    Результат: подчиненные не смогут соврать, что не знают правила работы и поведения.
    Это вынудит их корректировать свое поведение.
    ЦЕЛИ И ОЦЕНКА РАБОТЫ
    Определите текущие цели
    Цели — это главные задачи, на которых должен сфокусироваться подчиненный в среднесрочной перспективе. Определите 3–5 целей для каждого подчиненного в разделе «Цели». Определите периодичность оценки (ежедневно, еженедельно, два раза в месяц или в конце месяца).
    Результат: Подчиненные будут знать, на чем им следует сфокусироваться в своей текущей работе.
    Подводите итоги и оценивайте результаты
    Регулярно оценивайте результаты работы подчиненных в разделе «Оценка». Определяйте размер премии в зависимости от результатов.
    Результат: вы сможете поддерживать старания сильных подчиненных и воздействовать на эффективность работы слабых подчиненных.
    Стимулируйте подчиненных
    Объявляйте поощрения и взыскания, если это необходимо для поддержания порядка и дисциплины. Сохраняйте историю поощрений и взысканий в подразделе «Дисциплина».
    Результат: подчиненные будут видеть, что вы все видите, ничего не прощаете, и в то же время, благодарны за позитивное поведение и отношение к работе.
    ГРАФИК РАБОТЫ, УЧЕТ ВРЕМЕНИ, ОТПУСКА
    Планируйте график работы подчиненных
    Планируйте график работы подчиненных в разделе «График работы».
    Результат: подчиненные имеют доступ к графику работы онлайн и будут в курсе изменений в графике работы. Вы сможете видеть и контролировать график работы опосредованных подчиненных.
    Учитывайте отработанное время
    Ведите учет отработанного времени в разделе «Учет времени».
    Поручите подчиненным руководителям организовать учет времени подчиненных.
    Результат: вы сможете контролировать, сколько времени отработал каждый подчиненный.
    Планируйте отпуска удобным образом
    Начните учитывать отпуска подчиненных в разделе «Отпуска».
    Поручите подчиненным вам руководителям организовать учет отпусков подчиненных.
    Результат: Вы будете видеть и контролировать реальное состояние дел в планировании отпусков.
    Контролируйте сроки контрактов
    Укажите сроки окончания контрактов с подчиненными в разделе «Контракты».
    Результат: Вы будете заранее получать уведомления и видеть сроки всех контрактов. Благодаря этому вы не будете застигнуты врасплох новостью о том, что подчиненный работает последний день.
    СТРУКТУРА
    Контролируйте структуру
    Внесите все подчиненные вам должности в AGM, включая вакантные на текущий момент.
    Результат: вы сможете контролировать структуру подразделения в подразделе «Структура»,
    выявлять ненужные должности и вносить необходимые изменения.
    Сократите лишние должности
    Выявите и сократите должности, которые не актуальны в ближайшем будущем.
    Результат: вы сэкономите деньги и сможете направить их на более нужные цели, например, на стимулирование хорошо работающих подчиненных.
    Улучшайте структуру
    Проанализируйте функциональную структуру и осознайте, что необходимо изменить. Запланируйте и реализуйте изменения. Отразите их в AGM.
    Результат: вы сможете повысить эффективность работы своего подразделения и уменьшить расходы.
    ВАКАНСИИ
    Организуйте работу по заполнению вакансий
    Организуйте учет вакансий и анкет кандидатов в разделе «Вакансии».
    Результат: HR-специалистам и подчиненным руководителям придется работать более интенсивно, поскольку вы сможете контролировать их работу. Контролируйте, как руководители и HR-специалисты занимаются поиском и подбором персонала.
    Замените непригодных работников
    Выявите работников, которые работают очень плохо и найдите им замену.
    Результат: Вы перестанете тратить силы, время и нервы на общение с профессиональными импотентами.
    ИНФОРМАЦИЯ
    Организуйте работу с информацией
    Организуйте хранение важной рабочей информации в разделе «Инфо».
    Результат: Вы сможете сохранять идеи, файлы, документы и URL-ссылки в «облаке» AGM.
    Вы будете иметь полный доступ к файлам, которые сохранили ваши подчиненные. В случае увольнения подчиненного информация сохранится и не «уйдет» вместе с человеком.
    Создавайте напоминания
    Каждый день нам приходится совершать много действий: кому-то перезвонить, забрать документы, получить информацию. В панели «Напоминания» вы можете фиксировать такие мелкие задачи на день.
    Результат: вы будете видеть, что необходимо сделать и ничего не упустите.
    Нанимайте лучших,
    не доверяйте им ни в чем,
    не позволяйте себя обманывать
    Дональд Трамп