AGM
Поручения
Все ваши поручения должны быть записаны и запланированы подчиненным.
Хотите знать главные причины плохого выполнения подчиненными ваших поручений?

1. Вы позволяете подчиненным носить в «голове» ваши поручения, а не фиксировать их.

2. Подчиненные не планируют действия и требуемые ресурсы.

3. Подчиненные не фиксируют достигнутые промежуточные результаты.

4. Вы не контролируете сроки выполнения поручений.

Как следствие, подчиненные выполняют поручения «абы как», сроки превышены. Никакого «информационного следа» о работе по задаче не остается и разобраться в причинах слабого результата трудно. Передать задачи другому подчиненному проблематично, поскольку информация не зафиксирована. При конфликте с подчиненным вы находитесь в зависимом положении, поскольку никак не владеете информацией.

Что делать?

Доведите до подчиненных свои требования:
– регистрировать все ваши поручения в разделе «Задачи»,
– указывать целевой срок достижения результата,
– планировать действия и необходимые ресурсы в описании задачи,
– регулярно отчитываться о достигнутых результатах письменно.
Что делать:
1
Требуйте от подчиненных фиксировать ваши поручения в разделе «Задачи».
2
Сами вносите в AGM свои поручения подчиненным.
3
Контролируйте фиксацию, планирование и выполнение поручений.
4
Если подчиненный не справляется, передайте задачу другому подчиненному.
Все поручения и задачи подчиненные должны фиксировать в разделе «Задачи».
Как создать задачу
Можно нажать в верхнем меню на «+», выбрать «Задача», и зафиксировать задачу.
Или нажать на «+» и создать новую задачу.
Описание задачи
Чтобы открыть описание, наведите курсором на задачу и нажмите на одну из стрелок.
В описании есть два блока. Слева следует отражать план действий по задаче.
Справа необходимо фиксировать достигнутые результаты
Важно понимать
Работники, которые выполняют рутинную работу и не используют компьютер, не должны вносить задачи — это бессмысленно. Сами решите, кому из ваших подчиненных не нужно фиксировать задачи в программе.
Важные моменты
Требуйте фиксировать поручения
  • Требуйте все задачи записывать,
  • по каждой задаче планировать срок исполнения, действия и требуемые ресурсы,
  • фиксировать промежуточные результаты,
  • по каждой задаче отчитываться.
Если подчиненные систематически избегают формализации и планирования задач — увольняйте, это «пассажиры», которые не намерены работать.
Как изменить исполнителя по задаче
Нажмите на исполнителе и выберите в списке нового исполнителя.
Как создать поручение сразу нескольким подчиненным
Создайте задачу и определите исполнителей в выпадающем меню. После публикации эта задача появится у всех указанных вами исполнителей.
Как создать копию задачи
Вы можете создать копию уже существующей задачи для другого подчиненного.
Выберите в выпадающем меню «Копия себе» или «Копия персоне».
Как свернуть описание задачи
Нажимайте на серых полях или центральной серой кнопке со стрелкой вверх.
Как распечатать задачу
Разверните описание задачи, нажмите «Печать задачи».
Как распечатать список задач
В разделе «Задачи» внизу есть иконка «Распечатать». Если нажать ее, то вы увидите список доступных опций. Выберите то, что вам необходимо.
Как руководитель может умно использовать печать задачи
Создайте план работы на день для подчиненного в одной задаче. Распечатайте его.
Под подпись на нижнем поле бланка доведите до подчиненного как задание на день — это дисциплинирует подчиненных.
Если подчиненный не выполнил работу, вы можете указать это на этом же бланке и составить акт.
Таким образом вы можете документировать плохую работу подчиненного. Иногда это необходимо.
Планирование
Планирование
В «Планировании» следует описывать обстоятельства задачи, планировать действия и ресурсы.
Делать это может как подчиненный, так и руководитель.
Укажите тип задачи
По сложности задачи делятся на действия, простые задачи, сложные задачи и проблемы.
Действие — одно шаговая задача. Пример: написать отчет.
Простая задача — задача в несколько действий. Пример: подготовить презентацию продукта или доставить груз.
Сложная задача — задача, которая состоит из нескольких подзадач и выполняется длительное время.
Проблема — задача, которая возникает в силу негативно сложившихся обстоятельств или ошибочных действий.
Нажмите на «Д» в левом области и укажите сложность вашей задачи — протокол задачи изменится.
Почему важно правильно определить тип задачи
Подчиненные любят все упрощать.
Простую задачу они считают действием и не продумывают план.
Сложную задачу они считают простой задачей, не создают детального плана и не планируют бюджет расходов.
Возникающие проблемы они недооценивают и часто решают их нерационально.
Чтобы исключить ошибки подчиненных при планировании, в AGM мы предлагаем выбирать протокол в каждой задаче.
Если подчиненный ошибся с определением типа задачи, руководитель всегда может изменить протокол.
При изменении протокола от более сложного к простому, информация скрывается, но не теряется.
Как планировать действие
Определите срок и запланируйте, что необходимо сделать. Вы можете приложить файлы, изображения, ссылки.
Чтобы приложить файл, его можно перетянуть мышкой на нужный текстовый блок в описании или результатах.
Как планировать задачу
  • Выберите протокол «задача».
  • Опишите важные обстоятельства. Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Укажите критерии результата.
  • Составьте подробный список действий или подзадач по задаче.
  • Запланируйте необходимые ресурсы.
  • На основании вашего плана действий вы можете создавать подзадачи.
  • Согласуйте план с руководителем.
Как планировать решение проблемы
  • Выберите протокол «проблема».
  • Опишите важные обстоятельства. Приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
  • Сформулируйте проблемную ситуацию и вашу проблему.
  • Укажите критерии целевого результата.
  • Составьте подробный список действий или подзадач.
  • Запланируйте необходимые ресурсы
Как приложить файл в планировании
Чтобы приложить файл, его можно «перетянуть» мышкой с рабочего стола на нужный блок в «планировании».
Как развернуть приложенные в описании изображения
В описании задачи может быть приложено большое количество изображений. Чтобы быстро просмотреть все изображения — нажмите иконку «показать изображения» и разверните их для удобного просмотра.
Отложенные задачи
Если вы установите дату старта по задаче в будущем, такая задача будет считаться отложенной.
Отложенные задачи можно скрыть. Для этого выберите фильтр «Скрывать отложенные».
Потенциальный исполнитель
Если задача еще полностью не оформлена, но вы уже знаете будущего исполнителя, то можете указать его рядом с названием задачи. Такие метки позволят быстрее ориентироваться в задачах. Этот исполнитель не будет видеть эту задачу, до тех пор, пока вы не назначите его реальным исполнителем.
Согласование
Подчиненный должен согласовывать свои планы
Если поручение требует времени и ресурсов, подчиненный должен согласовывать созданный им план действий и планируемый бюджет с руководителем.
Как подчиненный может прислать вам задачу на согласование
После создания и планирования вашего поручения подчиненный может или должен (как вы решите) отправить ее вам для согласования.
Как руководитель видит запрос подчиненного на согласование
В задаче появится уведомление и будет виден запрос.
Как подчиненный видит отправленный им запрос
В результатах будет видна такая запись.
Как оставлять комментарии к задачам
Блок «результаты» — это чат, который встроен в каждую задачу. Открывайте описание задачи и оставляйте комментарий, прикладывайте файлы и url-ссылки. Подчиненный немедленно получит уведомление о вашем комментарии.
Результаты работы
Результаты важно фиксировать
Требуйте от подчиненных регулярно отражать достигнутые результаты.
Вы можете оставлять в результатах задачи свои комментарии.
Как приложить файл в результатах
Чтобы приложить файл, его можно «перетянуть» мышкой с рабочего стола на новый результат или комментарий.
Как создать в результатах отчет в виде документа AGM
Нажать иконку для создания документа AGM и создать его при помощи редактора AGM. После сохранения отчет будет приложен к результату автоматически.
Зачем создавать отчет в виде документа AGM
В документ AGM можно писать текст, приложить фото, видео и какие угодно файлы.
Все это будет сохранено как единый документ.
Это удобнее, чем пересылать группу файлов по отдельности.
Как завершать выполненную задачу
Нажмите «завершить». Не забывайте комментировать свои действия и требуйте то же самое от подчиненного.
Подчиненный может поставить самооценку по задаче
При завершении работы по задачам AGM предлагает подчиненному оценить свою работу. Это позволяет руководителю понимать, что думает подчиненный о своей работе.
Завершенные задачи становятся серого цвета
Так вы сможете видеть, какие задачи уже завершены.
Завершайте, а не удаляйте выполненные задачи
Если вы или подчиненный реально работали по задаче, то завершайте ее, «информационный след» о работе должен сохраняться.

Если руководитель или подчиненный завершат задачу, то задача останется в списке задач и станет серого цвета.
Вся информация по задаче будет доступна.

Если удалить задачу, то она будет удалена из списка и переедет в подраздел «Удаленные».
Как восстановить удаленную задачу
Нажмите «Удаленные», перейдите к списку удаленных задач.
Выберите свою задачу и восстановите ее.
Контроль подчиненных
Важные задачи
Установите флажок, чтобы выделить в списке свою задачу или задачу подчиненного.
Подчиненный также может установить флажок по любой задаче. Каждый видит только свои флажки.
Контролируйте работу подчиненного по задаче
Действия подчиненного должны соответствовать разработанному плану.
Не может быть такого, что запланировал одно, а делает совершенно другое.
Требуйте вносить достигнутые результаты — «информационный след» должен оставаться.
Файлы, фото и видеоотчеты подчиненный также должен прикладывать прямо в результатах.
Если вы не доверяете подчиненному
Если вы допускаете, что подчиненный может хитрить и манипулировать задачами, наведите на точку перед названием задачи и выберите «Взять на контроль». Такая задача будет отмечена оранжевой точкой перед названием. Подчиненный не сможет ее удалить.
Группа «на контроле» у руководителя
Все задачи подчиненных, которые руководитель взял на контроль, видны у него в специальной группе «На контроле».
Сколько дней идет работа по задаче
Чтобы руководитель мог контролировать период работы, в каждой задаче указан ее «возраст».
Подчиненные могут многократно переносить срок. Имейте это ввиду.
Отмечайте оценкой работу подчиненного по задаче
Руководитель может оценить действия подчиненного по задаче.
Если подчиненный работает ответственно и быстро, руководитель может выставить высокую оценку и показать подчиненному таким образом, что ценит его старания.
Отмечайте негативную работу подчиненного
Если подчиненный работал дольше запланированного, небрежно или нерезультативно, то руководитель может выставить низкую оценку и таким образом показать подчиненному, что недоволен его работой.
Как забрать задачу у подчиненного
Если подчиненный не справляется с задачей, вы можете забрать ее себе. Чтобы забрать задачу у подчиненного, выберите в выпадающем меню «Забрать себе».
Почему в AGM нельзя поручить задачу коллеге или руководителю
Главная цель руководителя в работе с задачами заключается в том, чтобы формализовать ответственность подчиненных за выполнение задач. Ответственность передать НЕЛЬЗЯ.
Какие права имеют вышестоящие руководители
Все руководители имеет доступ к задачам своих прямых и опосредованных подчиненных.
Как следствие, они так же, как и непосредственные руководители, могут редактировать описание задачи и оставлять комментарии в результатах.
Если вышестоящий руководитель оставит комментарий, то уведомление по задаче получит и исполнитель, и его непосредственный руководитель.
Как контролировать подчиненного руководителя
Выберите в структуре подчиненного руководителя — вам будут доступны для просмотра все его задачи.
Выберите в структуре подчиненных этого руководителя, и вам будут доступны для просмотра все задачи этих подчиненных.
Анализируйте, делайте выводы. Благодаря AGM вся информация у вас «под рукой» и в упорядоченном виде.
Если информации нет — разбирайтесь, почему ее там нет.
Как контролировать задачи опосредованных подчиненных
Выберите в структуре опосредованного подчиненного. В разделе задачи вам будут доступны для контроля все задачи этого подчиненного.
Что произойдет при смене подчиненного на должности
Все задачи, которыми занимался бывший работник, станут доступны новому работнику. Абсолютно вся информация сохранится. Фраза «передать дела» обретает живой и нормальный смысл.
Просмотр задач
Фильтр «Показаны задачи»
Нажмите «Показаны все задачи» и выберите нужный вам фильтр просмотра задач.
Фильтр показа вложенности задач
«Показаны: 1 2 3 4» — выберите «глубину» показа задач.
Фильтр «Завершенные задачи»
«Завершенные задачи» — выберите фильтр для просмотра завершенных задач.
Фильтр «Отложенные»
«Отложенные показаны» — выберите фильтр для показа или скрытия отложенных задач.
Фильтр «Удаленные»
«Удаленные» — выберите, чтобы посмотреть или восстановить удаленные задачи.
Привязка и группировка задач
Что такое привязка задачи
Задачи всегда имеют привязку к цели, либо к одной из вышестоящих задач.
Комбинация целей и задач называется деревом задач.
Чтобы привязать задачу от одной цели к другой, просто перетащите ее мышкой.
Как лучше группировать задачи
Если задач очень много, и они внесены единым списком, то наверняка по ним будет не очень удобно работать.
Лучше создавать задачи-проекты и видеть три задачи в каждой из которой по 7 подзадач, чем видеть 21 задачу линейным списком.
Как менять задачи местами
Просто перетягивайте мышкой.
Как манипулировать задачами посредством клавиатуры
Двойная привязка задач удобна руководителю
Некоторые задачи, которые выполняют ваши подчиненные, могут быть частью и вашего списка задач. Если хотите привязать задачу подчиненного к своей задаче или цели, выберите «Привязать у себя». После привязки задача станет видна не только в списке задач подчиненного, но и вашем списке в соответствии с местом ее привязки.
Как подчиненный видит задачи, которые привязал у себя руководитель
Привязанная задача у подчиненного в списке имеет знак «молнии».
Зачем иногда стоит сохранять задачу в архиве
Представьте, что задача содержит много важной информации, которую вы хотите использовать в дальнейшем.
Такую информацию имеет смысл сохранить в архиве. Там вы ее найдете быстрее, чем в списке задач.
В правой серой области при открытом описании задачи расположена кнопка «Сохранить в архив».
Нажмите на нее, и задача сохранится в архиве в виде документа AGM. Это очень удобно!
Уведомления и напоминания
Зачем устанавливать напоминание по задаче
Свои следующие действия по задаче необходимо планировать. Укажите «дату» очередных действий и вы получите уведомление.
Уведомления у руководителя после действий подчиненного
Если подчиненный создал новую задачу, зафиксировал новый результат, прислал задачу на согласование или завершил ее — руководитель получит уведомление. Можно нажать на иконке уведомления и удалить её.
Автоматические уведомления
Автоматические уведомления появляются при наступлении даты напоминания, старта или срока по задаче.
Молния перед задачей
Иконка молнии показывает, что эта задача подчиненного привязана к какой-то задаче руководителя и видна у него в списке задач тоже.
Желтая точка перед задачей
Желтая точка перед названием задачи говорит о том, что эта задача на контроле у руководителя.
Уведомления у подчиненного после действий руководителя
Если руководитель добавил задачу, внес изменения или оставил комментарий — подчиненный немедленно это увидит.
Подчиненный получит уведомление в плашке
Если руководитель внес изменения, создал новую задачу подчиненному, оставил комментарий, ответил на запрос согласования или завершил ее — подчиненный получит об этом уведомление.
Руководитель видит действия подчиненного
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то руководитель видит это вот так.
Ваши выгоды
Подчиненные смогут организовать свою работу по поручениям.
Вы будете понимать, какие задачи выполняет каждый подчиненный.
Вновь назначенный руководитель сможет быстро ознакомиться с текущими задачами каждого подчиненного.
При увольнении подчиненного руководителя вам будет гораздо проще передать дела новому руководителю, если все задачи его подчиненных до этого были формализованы в AGM.
Руководители смогут контролировать, какие задачи выполняют опосредованные подчиненные.