Время
Организовать график работы,
планировать отпуска подчиненных,
вести учет отработанного времени,
контролировать сроки контрактов
должен каждый руководитель.
Время – деньги
При подписании трудового контракта Организация покупает у работника определенное количество часов его рабочего времени.

Этим временем распоряжаются руководители.

Распоряжаться временем руководителям следует осознанно и рачительно.
График работы
У каждого руководителя должен быть удобный график работы подчиненных.

Руководителю важно видеть, сколько рабочих часов запланировано в месяц для каждого подчиненного.

Вносить изменения необходимо исходя из производственных потребностей и делать это следует еженедельно.

Если в работе аврал, то начинать работу подчиненных можно раньше и завершать позже, чем обычно. Важно компенсировать переработки в другие дни или деньгами.

Если работы мало, то можно запланировать нерабочий день, и отправить подчиненных на выходной.

Если бизнес-процессы подразделения не требуют одновременного начала работы всех подчиненных, руководитель может разрешить подчиненным персональный график работы.

Подчиненные должны иметь быстрый доступ к своему графику работы через интернет.

Если руководитель изменил график, подчиненный должен получать уведомления и быть в курсе этих изменений.

Вышестоящие руководители должны иметь доступ к текущим графикам работы подчиненных подразделений, чтобы иметь возможность контролировать работу руководителей.

Чтобы все было именно так, мы создали в AGM раздел «График работы».
Учет отработанного времени
Руководителям важно знать точно, сколько времени отработал каждый подчиненный, поэтому руководители должны учитывать отработанное подчиненными время.

Особенно важно правильно учитывать время, если у подчиненного определена почасовая оплата работы.

Вышестоящие руководители должны иметь возможность контролировать отработанное время любого из опосредованных подчиненных.

Учет времени бывает формальный и реальный.

Формальный учет времени происходит так: бухгалтера или кадровики списывают из графика работы цифры в табель учета времени. В этом случае может так оказаться, что подчиненные работали больше или не работали в определенные дни, потому что график менялся, но бухгалтера не видят этих дополнительных изменений.

Второй вариант: в офисе или на производстве стоит система контроля доступа, с которой снимаются цифры. В этом случае подчиненный может пройти в офис и еще час не работать, а шляться по офису и общаться с коллегами, пить кофе и т.п. Система контроля доступа не учитывает таких моментов.

При ведении формального учета времени руководители часто не знают, сколько часов за месяц в действительности отработали подчиненные. И это плохо.

Реальный учет времени происходит так: руководитель сам видит, во сколько подчиненный начал работу, во сколько закончил, и отражает это время в системе учета отработанного времени.

Как вариант, руководитель может поручить подчиненному самостоятельно учитывать отработанное время. Такой подход имеет свои преимущества: подчиненный чувствует доверие со стороны руководителя.

Чтобы руководителям было удобно вести учет отработанного времени, мы создали в AGM раздел «Учет времени».
Планирование отпусков
Отпуска подчиненных необходимо планировать заранее и делать это таким образом, чтобы отсутствие подчиненных не создавало проблем в работе подразделения.

Руководителю важно видеть историю отпусков каждого подчиненного и понимать, сколько еще дней отпуска положено подчиненному до окончания трудового года

Вышестоящие руководители часто не могут контролировать планирование отпусков в подчиненных подразделениях.

Чтобы руководителям было удобно вести учет и планирование отпусков, мы создали в AGM раздел «Отпуска».
Сроки контрактов
Очень неприятным может оказаться для руководителя момент, когда подчиненный сообщает, что сегодня он работает последний день, поскольку контракт заканчивается.

Если руководитель был не в курсе и не готов к уходу подчиненного, то это проблема, так как на поиск адекватной замены уйдет не одна неделя времени.

Руководителям не стоит полагаться на кадровиков и ждать от них напоминаний о сроках контрактов с подчиненными. Часто так бывает, что сами кадровики меняются и далеко не всегда в курсе всех важных моментов.

Чтобы руководителям было удобно контролировать сроки контрактов, мы создали в AGM раздел «Контракты».

В разделе «Контракты» руководитель видит сроки окончания контрактов и получает автоматическое напоминание о том, что контракт закончится через 2 месяца.

Как и во всех других разделах, график контрактов могут контролировать вышестоящие руководители.
Напоминания
И у руководителей, и у подчиненных в процессе работы возникает большое количество «не забыть» — напоминаний самому себе на конкретный день.

Человеческий мозг устроен так, что степень беспокойства прямо пропорциональна беспорядку в таких «не забыть». Вы не сможете с этим ничего сделать до тех пор, пока не создадите надежную систему сохранения напоминаний.

Чтобы решить эту проблему, мы добавили в AGM подраздел «Напоминания».
В этом разделе легко вносить напоминания самому себе с указанием даты.
Встречи
Работа всех руководителей насыщена встречами с подчиненными, коллегами или подрядчиками.

Также бывают важные мероприятия, которые происходят в определенное время.

Для того чтобы руководителям было удобно планировать встречи и мероприятия, , мы создали в AGM подраздел «Встречи».
Мягкая сила AGM
Порядка с графиком работы, учетом времени, отпусками и сроками контрактов становится гораздо больше. Персональная работа по планированию действий во времени также преобразуется в лучшую сторону.

Вышестоящие руководители получают возможность контролировать, как подчиненные им руководители планируют и учитывают время своих подчиненных.

Новые руководители, при передаче им полномочий, моментально получают доступ ко всей рабочей информации.

Разделы «График работы», «Учет времени», «Отпуска», «Контракты», «Напоминания» и «Встречи» будут удобны и полезны не только руководителям, но и всем подчиненным.
Подводим итоги
Планируйте график работы каждого подчиненного.

Контролируйте, как подчиненные вам руководители планируют график работы.

Организуйте учет реально отработанного рабочего времени.

Учитывайте и планируйте отпуска подчиненных.

Контролируйте сроки контрактов.

Создавайте напоминания.

Планируйте встречи.

Легко передавайте информацию при увольнении или замене руководителей.

AGM — это специальная информационная система, которая вам поможет в управлении рабочим временем.